Biuro rachunkowe
Co miesiąc do biura spływała lawina dokumentów kosztowych w różnych formatach - PDF, skany, zdjęcia, załączniki z maili - z których księgowi ręcznie odczytywali kwoty, daty i numery, przypisywali koszty do kategorii i kont, a potem dopasowywali wszystko do właściwego klienta.
Dokumenty odczytują się i wstępnie księgują automatycznie - księgowi zatwierdzają zamiast przepisywać, a praca przestała piętrzyć się na koniec miesiąca.
Punkt wyjścia
Biuro rachunkowe obsługuje wiele firm naraz, a każda z nich co miesiąc przysyła własny zestaw dokumentów: faktury kosztowe, paragony, wyciągi, umowy. Część przychodzi mailem, część jako skan, część jako zdjęcie zrobione telefonem - w różnym układzie, jakości i formacie.
Zanim cokolwiek trafiło do systemu księgowego, ktoś musiał te dokumenty przeczytać okiem: wypatrzyć kwotę, datę, numer i NIP, przepisać je ręcznie, przypisać koszt do właściwej kategorii i konta, a na końcu dopasować dokument do odpowiedniego klienta. Praca powtarzalna, żmudna i podatna na drobne pomyłki, która dodatkowo piętrzyła się pod koniec miesiąca - wtedy, gdy terminów było najwięcej.
Co zrobiliśmy
Zbudowaliśmy warstwę, która sama odczytuje napływające dokumenty i przygotowuje je do księgowania, a człowiek wchodzi dopiero na końcu - żeby zatwierdzić, a nie żeby przepisywać.
- Integracje - dokumenty z maila, skanera i uploadu spływają do jednego obiegu, zamiast krążyć po skrzynkach i folderach.
- Agenci - cyfrowy zespół odczytuje treść dokumentu (OCR + AI), wyciąga kluczowe dane, wstępnie przypisuje koszt do kategorii i konta oraz dopasowuje go do właściwego klienta - zgodnie z polskimi realiami fakturowania. Przypadki niejasne czy nietypowe oznacza do ręcznego sprawdzenia, zamiast zgadywać.
- Operacje - zatwierdzone pozycje trafiają tam, gdzie mają być, a aktualny status obróbki dokumentów księgowi widzą na bieżąco w aplikacji addmin.app, bez pytania „na czym stoimy”.
Kluczowa zasada została taka sama jak wszędzie: przy decyzji zostaje człowiek. Agent proponuje dekretację, księgowy ją potwierdza lub poprawia - i to jego osąd jest ostatnim słowem.
Efekt
Obróbka dokumentów przestała być przepisywaniem, a stała się sprawdzaniem. Księgowi przeglądają i zatwierdzają to, co system przygotował, zamiast wprowadzać wszystko od zera - a uwaga przesuwa się z klikania na to, co naprawdę wymaga wiedzy księgowej.
Człowiek przestał przepisywać dokumenty - zaczął je tylko zatwierdzać.
Najwięcej widać to na koniec miesiąca: zamiast spiętrzenia ręcznej roboty zostaje równe tempo, bo najżmudniejszą część bierze na siebie cyfrowy zespół, a księgowi pilnują jakości i wyjątków.
Podobny problem w Twojej firmie?
30 minut o Twoim procesie - diagnoza i konkretny wniosek, bez zobowiązań.